Lexique de termes juridiques
Acte authentique
Document officiel rédigé et signé par un notaire. Ce document offre une sécurité juridique maximale : sa date est certaine, c’est-à-dire qu’elle ne peut pas être contestée, et il peut être mis à exécution sans qu’il soit nécessaire d’obtenir au préalable une décision de justice.
Acte constitutif
Document par lequel une ASBL ou une fondation est créée. Il contient notamment les statuts et fixe les règles essentielles relatives à son organisation et à son fonctionnement. Pour une ASBL, l’acte constitutif peut être établi par acte authentique ou sous seing privé. Pour une fondation, il doit obligatoirement être établi par acte authentique.
Acte sous seing privé
Document rédigé et signé directement par les personnes concernées, sans intervention d’un notaire. Il s’agit d’un moyen simple pour une ASBL d’établir son acte constitutif. Un modèle (WORD) peut être utilisé puis adapté aux particularités de l’association.
Actif
Ensemble de tout ce que l’association ou la fondation possède ou de ce qui lui est dû : argent sur les comptes, matériel, immeubles, créances, etc.
Actif net
Différence entre tout ce que l’association ou la fondation possède (actif) et tout ce qu’elle doit (dettes). L’actif net correspond en principe à la rubrique « Fonds propres » dans le bilan comptable.
Administrateur
Personne qui fait partie du conseil d’administration et qui, avec les autres administrateurs, est chargée d’administrer l’ASBL ou la fondation et de prendre les décisions nécessaires à son fonctionnement. Les administrateurs exercent leurs fonctions de manière collégiale,
c’est-à-dire qu’ils prennent les décisions ensemble. Pour une ASBL, ils sont nommés par l’assemblée générale, pour une fondation par le Conseil d’administration. Ils exercent leur mandat à titre gratuit. La durée de leur mandat est fixée par les statuts, sans pouvoir dépasser six ans.
Assemblée générale ordinaire
Réunion des membres de l’ASBL organisée pour prendre les décisions courantes de l’association, comme approuver le budget et les comptes annuels, nommer ou retirer de leurs fonctions les administrateurs ou le réviseur d’entreprises agréé, ou encore décider de l’exclusion d’un membre. Aucun quorum n’est exigé par la loi pour ces décisions. Elles sont prises à la majorité des voix exprimées.
Assemblée générale extraordinaire
Réunion des membres de l’ASBL organisée pour prendre certaines décisions importantes, comme modifier les statuts ou dissoudre l’association. Ces décisions sont soumises à des règles de présence et de majorité plus strictes.
En savoir plus
Pour pouvoir modifier les statuts lors d’une première assemblée générale extraordinaire, au moins deux tiers de tous les membres de l’ASBL doivent être présents ou représentés.
La majorité nécessaire dépend ensuite de la décision à prendre :
- Modification des statuts : au moins 2/3 des voix des membres présents ou représentés ;
- Modification du but de l’ASBL : au moins 3/4 des voix des membres présents ou représentés. Par exemple, une ASBL créée pour œuvrer en faveur du bien-être des enfants qui souhaite désormais avoir pour but principal la protection des animaux modifie son but ;
- Dissolution de l’ASBL : au moins 3/4 des voix des membres présents ou représentés.
Que faire si l’ASBL ne parvient pas à réunir deux tiers de ses membres ?
Si le nombre requis de membres n’est pas atteint lors de la première assemblée, une seconde assemblée doit être convoquée. Cette seconde assemblée décidera quel que soit le nombre de membres présents ou représentés. Les majorités de 2/3 ou de 3/4 restent toutefois applicables selon la décision à prendre.
Cette seconde assemblée ne peut pas avoir lieu immédiatement : elle doit se tenir au moins 15 jours après la première et être convoquée au moins 8 jours à l’avance. La nouvelle convocation doit également indiquer la date et le résultat de la première assemblée.
Bon à savoir
Un membre qui ne peut pas venir peut se faire représenter par un autre membre. Les statuts peuvent également permettre qu’un membre soit représenté par une autre personne (non-membre). Ils peuvent en outre autoriser la participation à distance, par visioconférence ou par un autre moyen de télécommunication répondant aux conditions prévues par la loi ; dans ce cas, le membre est considéré comme présent.
Une assemblée générale ordinaire et une assemblée générale extraordinaire peuvent être organisées le même jour. Pour faciliter la compréhension des membres et la rédaction des procès-verbaux, il est préférable de les distinguer clairement dans la convocation et de clôturer une assemblée avant d’ouvrir l'autre. En revanche, la seconde assemblée extraordinaire convoquée parce que le quorum n'a pas été atteint ne peut pas se tenir le même jour que la première : le délai minimum de 15 jours doit être respecté.
But désintéressé
Objectif poursuivi par l’association sans rechercher un enrichissement personnel de ses membres. L’actif de l’association doit être utilisé uniquement pour la réalisation de son but. Les bénéfices ne peuvent pas être distribués aux membres.
Après la dissolution, le patrimoine restant doit être attribué à une des entités prévues par la loi.
Caissier
Personne chargée principalement de suivre les encaissements, les paiements et la caisse de l’association. Cette fonction n’est pas prévue par la loi et dépend de l’organisation interne de l’ASBL.
Collégialité
Principe selon lequel plusieurs personnes prennent ensemble les décisions d’un organe.
Dans le cadre des ASBL et fondations, la loi prévoit que le conseil d’administration exerce ses fonctions de manière collégiale. Concrètement, cela signifie que les administrateurs doivent prendre les décisions ensemble.
Conflit d’intérêts
Situation dans laquelle une personne, notamment, l’administrateur, appelée à prendre une décision pour l’association ou la fondation a également un intérêt personnel qui pourrait influencer cette décision.
Bon à savoir
Pour assurer une bonne gestion de l’ASBL ou de la fondation, il est important de prévoir des règles claires pour gérer les situations de conflit d’intérêts.
Il est donc recommandé de prévoir, soit dans les statuts, soit dans le règlement d’ordre intérieur, que lorsqu’un administrateur a un intérêt personnel dans une décision, il doit le signaler aux autres administrateurs et ne pas participer à la discussion ni au vote concernant cette décision.
La situation et la manière dont elle a été gérée devraient également être mentionnées dans le procès-verbal de la réunion.
Conseil d’administration
Organe chargé d’administrer une association ou une fondation et de prendre les décisions nécessaires ou utiles à la réalisation de son objet. Il agit également au nom de l’association ou de la fondation et la représente à l’égard des tiers.
Bon à savoir
Au Luxembourg le terme « comité » est fréquemment utilisé pour désigner le conseil d’administration.
Convocation
Invitation officielle adressée aux membres de l’association. Elle indique généralement la date, l’heure, le lieu et les sujets qui seront discutés.
Cooptation
Désignation d’un nouvel administrateur par les autres administrateurs déjà en fonction lorsqu’un poste devient vacant, par exemple à la suite d’une démission d’un administrateur d’une fondation.
Cotisation
Somme d’argent qu’un membre effectif est tenu de payer à l’association. Le montant maximum de la cotisation annuelle doit être fixé dans les statuts. La cotisation ne doit pas être confondue avec les dons ou autres contributions volontaires versés pour soutenir financièrement l’association. Contrairement à certains dons, la cotisation n’est pas fiscalement déductible.
Délégation de la gestion journalière
Décision par laquelle le conseil d’administration confie à une ou plusieurs personnes la gestion des affaires courantes de l’association ou de la fondation, ainsi que, le cas échéant, le pouvoir de la représenter pour ces affaires. Cette délégation permet de faciliter le fonctionnement quotidien de l’association ou de la fondation sans devoir réunir le conseil d’administration pour chaque décision courante.
Délégué à la gestion journalière
Personne à qui la gestion des affaires courantes de l’association a été confiée. Le délégué peut être un administrateur ou non, un membre de l’association ou non.
En savoir plus
Dans une ASBL, lorsque la gestion journalière est confiée à un administrateur, la délégation doit être autorisée au préalable par l’assemblée générale.
La fonction de délégué à la gestion journalière peut être rémunérée, contrairement au mandat d’administrateur, qui est exercé à titre gratuit.
Lorsqu’une même personne exerce à la fois les fonctions d’administrateur et de délégué à la gestion journalière, les deux fonctions doivent être clairement distinguées, notamment en ce qui concerne les tâches exercées et la rémunération éventuelle.
Démission d’un administrateur
Décision d’un administrateur de quitter volontairement ses fonctions avant la fin de son mandat.
En savoir plus
La cessation de ses fonctions doit faire l’objet des formalités de dépôt et de publication prévues par la loi. Dans une fondation, si le départ d’un administrateur crée un poste vacant, celui-ci peut être pourvu par cooptation.
Démission d’un membre
Décision d’un membre de quitter volontairement l’association. Si les statuts prévoient des modalités particulières pour communiquer sa démission, celles-ci doivent être respectées.
Dissolution
Décision ou procédure mettant fin à l’existence d’une association ou d’une fondation. Elle est généralement suivie d’une liquidation. La dissolution est encadrée par la loi.
En savoir plus
La dissolution peut notamment être volontaire, lorsqu’elle est décidée par l’organe compétent, ou judiciaire, lorsqu’elle est prononcée par un tribunal dans les cas prévus par la loi. Des règles particulières de quorum et de majorité s'appliquent à la dissolution volontaire.
Dissolution administrative sans liquidation
Procédure permettant de mettre fin à l’existence d’une ASBL ou d’une fondation inactive, sans passer par une procédure classique de liquidation. Elle peut être engagée par le gestionnaire du Registre de commerce et des sociétés (RCS), soit le Luxembourg Business Registers (LBR)lorsque l’entité n’a effectué aucun dépôt dans son dossier depuis au moins cinq ans et ne répond pas à une demande de mise à jour dans le délai prévu par la loi.
En savoir plus
Cette procédure vise avant tout à mettre à jour le Registre de commerce et des sociétés en supprimant les ASBL et fondations qui sont restées inactives pendant une longue période. Il ne s’agit pas d’une mesure destinée à sanctionner les associations, mais d’un mécanisme permettant de mettre à jour le registre et d’en retirer les entités qui n’ont plus d’activité effective.
La procédure laisse d’ailleurs aux ASBL et fondations concernées plusieurs possibilités de régulariser leur situation avant leur radiation.
Dans un premier temps, les Luxembourg Business Registers (LBR), en tant que gestionnaire du RCS, peuvent adresser à l’ASBL ou à la fondation une demande de mise à jour de son dossier. L’entité dispose alors de six mois pour régulariser sa situation. Si elle ne répond pas dans ce délai et qu’aucun dépôt n’a été effectué dans son dossier depuis au moins cinq ans, le LBR peut ouvrir une procédure de dissolution administrative sans liquidation. L’ouverture de la procédure est notifiée à l’ASBL ou à la fondation par lettre recommandée et publiée sur le site du RCS.
Même après l’ouverture de la procédure, l’entité dispose encore d’un délai pour mettre son dossier en conformité. Ce n’est donc qu’en l’absence de régularisation que la procédure peut aller jusqu’à son terme et conduire à la dissolution et à la radiation du RCS.
Bon à savoir
Une ASBL qui reçoit une demande de mise à jour ou une notification d’ouverture de la procédure ne doit donc pas considérer que sa dissolution est immédiate. Elle doit vérifier son dossier au RCS et effectuer les dépôts ou mises à jour nécessaires dans les délais indiqués.
Don
Bien, somme d’argent ou autre avantage donné volontairement à une association ou à une fondation, sans contrepartie et sans obligation de remboursement. La donation est irrévocable : une fois acceptée, le donateur ne peut plus demander à récupérer ce qu’il a donné.
Les dons peuvent, sous certaines conditions, être déductibles lorsqu’ils sont versés notamment à un organisme reconnu d’utilité publique.
Droit de vote
Droit d’un membre effectif de participer aux décisions de l’assemblée générale en exprimant son choix.
En savoir plus
La loi prévoit que tous les membres effectifs disposent d’un droit de vote égal. Cela signifie qu’un membre ne peut pas disposer de plus de voix qu’un autre.
La précision apportée par loi selon laquelle des règles différentes peuvent être prévues concerne uniquement la majorité nécessaire pour adopter une décision, et non l’égalité du droit de vote entre les membres.
Les statuts peuvent donc, par exemple, prévoir qu’une décision doit recueillir une majorité plus importante que la majorité normalement requise. Ils ne peuvent toutefois pas prévoir qu’un membre dispose de davantage de voix qu’un autre.
Exclusion d’un membre
Décision par laquelle l’ASBL met fin à la qualité de membre effectif d’une personne contre la volonté de celle-ci. L’exclusion n’est possible que pour les motifs prévus dans les statuts et doit être décidée par l’assemblée générale à la majorité des deux tiers des voix des membres présents ou représentés.
En savoir plus
Les statuts doivent donc prévoir les situations pouvant conduire à l’exclusion d’un membre. Le conseil d’administration ne peut pas, à lui seul, décider de l’exclusion : la décision appartient à l’assemblée générale.
Fusion
Opération par laquelle deux ou plusieurs associations ou fondations se regroupent. La fusion peut se faire soit par absorption, lorsqu’une ou plusieurs entités sont absorbées par une autre, soit par la création d’une nouvelle association ou fondation.
En savoir plus
La fusion permet notamment de regrouper les activités et le patrimoine de plusieurs structures au sein d’une seule entité. Elle suit une procédure particulière prévue par la loi. Pour les fondations, ainsi que lorsqu’une des ASBL concernées est reconnue d’utilité publique, le projet de fusion doit en outre être approuvé par arrêté grand-ducal.
Legs
Bien, somme d’argent ou autre élément du patrimoine qu’une personne décide, dans son testament, de transmettre à une association ou à une fondation après son décès.
Libéralité
Terme général désignant un bien ou un avantage accordé gratuitement, sans contrepartie. Un don ou un legs constitue par exemple une libéralité.
En savoir plus
Lorsqu’une ASBL ou fondation reçoit une libéralité d’une valeur supérieure à 30 000 euros, une autorisation du ministre de la Justice est en principe nécessaire. Cette règle concerne aussi bien les dons effectués du vivant du donateur que les libéralités prévues par testament.
L’ASBL ou la fondation peut toutefois accepter provisoirement la libéralité et accomplir les démarches nécessaires pour préserver ses droits, dans l’attente de l’autorisation.
Pour une libéralité prévue par testament, la demande d’autorisation doit notamment être accompagnée d’une copie du testament, de l’acte de notoriété et de la déclaration de succession.
Lorsqu’un don est versé en plusieurs fois et que les différents versements semblent liés, leurs montants sont pris en compte ensemble pour déterminer si le seuil de 30 000 euros est dépassé.
Aucune autorisation n’est nécessaire lorsqu’un don effectué du vivant du donateur est réalisé par virement bancaire provenant d’un établissement de crédit établi dans l’Union européenne ou l’Espace économique européen, même si son montant dépasse 30 000 euros.
Enfin, l’autorisation ne peut être accordée que si l’ASBL ou la fondation respecte certaines obligations légales, notamment en matière d’inscriptions et de dépôts au RCS. Aucune autorisation ne peut être accordée si l’identité du donateur ne peut pas être établie.
Liquidation
Ensemble des opérations réalisées après la décision de dissolution d’une association ou d’une fondation afin notamment de régler ses dettes, récupérer les sommes qui lui sont dues et déterminer ce qu’il reste de son patrimoine.
Le patrimoine restant après le paiement des dettes ne peut pas être partagé entre les membres de l’ASBL ou les administrateurs de l’association ou fondation. Il doit être affecté conformément aux règles prévues par la loi et, le cas échéant, par les statuts.
En savoir plus
Pour une ASBL, le patrimoine restant peut être affecté :
- à une autre association ou à une fondation d’utilité publique ayant son siège dans un État membre de l’Union européenne ou de l’Association européenne de libre-échange ;
- à une société d’impact sociétal dont le capital est composé à 100 % de parts d’impact ;
- à l’État ;
- à une commune ;
- ou à un établissement public.
Pour une ASBL reconnue d’utilité publique, les règles sont plus strictes. Le patrimoine doit être affecté à une autre association reconnue d’utilité publique, à une fondation d’utilité publique ou à l’un des autres destinataires prévus par la loi. Le bénéficiaire doit poursuivre un but qui se rapproche autant que possible de celui de l’ASBL dissoute.
Pour une fondation, le patrimoine restant doit également être affecté à une autre fondation d’utilité publique, à une association reconnue d’utilité publique ou à l’un des autres destinataires prévus par la loi, poursuivant un but qui se rapproche autant que possible de celui de la fondation dissoute.
Le bénéficiaire doit poursuivre un but qui se rapproche autant que possible de celui de la fondation dissoute.
Majorité des voix exprimées
Règle selon laquelle une décision est adoptée lorsqu’elle obtient plus que la moitié des voix valablement exprimés. Les abstentions ainsi que les bulletins blancs ne sont pas prises en compte dans le calcul des voix exprimées.
Exemple : si 10 personnes participent au vote, que 6 votent pour, 2 contre et 2 s’abstiennent, 8 voix ont été exprimées.
Mandat des administrateurs
Fonction confiée à un administrateur avec les pouvoirs et les responsabilités qui y sont liés. La durée du mandat est fixée dans les statuts, la durée maximale est de six ans. Le mandat est renouvelable.
Cette règle vaut tant pour les ASBL que pour les fondations.
La nomination d’un administrateur ainsi que la fin de ses fonctions doivent être inscrites au Registre de commerce et des sociétés (RCS). Ces inscriptions doivent être effectuées au plus tard dans le mois qui suit l’événement concernée. L’extrait de l’acte correspondant est déposé au RCS et publié au RESA.
Membre adhérent
Personne qui a un lien avec l’association et qui peut, si les statuts le prévoient, avoir la qualité de membre adhérent.
Ses droits et obligations sont déterminés par les statuts. Les statuts ne peuvent toutefois pas lui accorder de droit de vote à l’assemblée générale, ce droit étant réservé aux membres effectifs.
Membre effectif
Membre de l’association qui bénéficie des droits prévus par la loi et les statuts. Il peut notamment participer à l’assemblée générale et y exercer son droit de vote.
En savoir plus
Le membre effectif peut également demander une copie ou consulter, au siège de l’association :
- le registre des membres ;
- les procès-verbaux et décisions de l’assemblée générale ;
- les procès-verbaux et décisions du conseil d’administration ;
- les documents comptables de l’association ;
- le texte coordonné des statuts.
Modification des statuts
Changement apporté aux règles fondamentales qui organisent une association ou une fondation, par exemple sa dénomination, son but, son siège ou les règles relatives à ses membres et à ses administrateurs.
En savoir plus
Pour une ASBL, la modification des statuts relève de l’assemblée générale et est soumise à des règles particulières de quorum (2/3) et de majorité (2/3). Lorsque la modification porte sur le but de l’association, une majorité renforcée (3/4) est requise.
Pour une ASBL reconnue d’utilité publique et pour une fondation, le projet de modification des statuts doit être transmis au préalable au ministère de la Justice et approuvé par arrêté grand-ducal.
Opposabilité
Fait qu’un acte, une décision ou une information peut être invoqué à l’égard de personnes extérieures à l’association ou à la fondation.
Par « invoqué », on entend le fait de pouvoir faire valoir cet acte, cette décision ou cette information à l’encontre d’une autre personne.
Inopposabilité
Fait qu’un acte ou une décision, même valable entre les personnes concernées, ne peut pas être invoqué à l’égard des tiers, c’est-à-dire des personnes extérieures à l’association ou à la fondation.
Par « invoqué », on entend le fait de pouvoir faire valoir cet acte, cette décision ou cette information à l’encontre d’une autre personne.
Passif
Ensemble des moyens de financement d'une association ou d'une fondation. Il montre comment ont été financés les biens qu'elle possède. Il comprend les fonds associatifs (l'argent propre accumulé) et les dettes (ce que l'organisme doit rembourser à des tiers). La caisse et le compte bancaire, qui sont l'argent disponible, se trouvent à l'actif.
Exemple concret : si votre association a 5 000 € sur son compte bancaire grâce à un emprunt de 2 000 € et 3 000 € d'économies :
- L'Actif comptabilise les 5 000 € de la banque.
- Le Passif explique l'origine : 3 000 € de fonds associatifs + 2 000 € de dettes.
Patrimoine de l’association
Ensemble des droits et obligations de l'association ou de la fondation. Il se compose de deux éléments:
- L'Actif : tout ce que l’association possède (biens immobiliers, matériel, sommes d’argent en caisse ou à la banque, créances).
- Le Passif : tout ce que l’association doit (ses dettes et obligations financières) ainsi que ses fonds propres.
Patrimoine initial
Ensemble des biens ou sommes d’argent affectés à une fondation au moment de sa création. Le patrimoine initial affecté à la création d’une fondation doit être d’au moins 100 000 euros, sous la forme d’un versement en numéraire. Le montant du patrimoine initial doit également figurer dans les statuts de la fondation.
Personnalité juridique
Reconnaissance par la loi qui permet à une association ou à une fondation d’avoir ses propres droits et obligations, distincts de ceux de ses membres, fondateurs ou administrateurs.
En savoir plus
Une ASBL acquiert la personnalité juridique à partir de son immatriculation au Registre de commerce et des sociétés (RCS).
Une fondation l’acquiert lorsque ses statuts ont été approuvés par arrêté
grand-ducal.
Personne morale
Organisation à laquelle la loi reconnaît une existence juridique propre, distincte des personnes qui la composent ou l’administrent. Une ASBL ou une fondation dotée de la personnalité juridique est une personne morale.
Pouvoir de représentation
Pouvoir permettant à une personne d’agir au nom et pour le compte de l’association ou de la fondation à l’égard de personnes extérieures, par exemple pour signer un contrat ou effectuer une démarche auprès d’une administration.
En savoir plus
Le conseil d’administration représente en principe l’association ou la fondation à l’égard des tiers. Les statuts peuvent toutefois autoriser un ou plusieurs administrateurs à représenter l’association ou la fondation, seuls ou conjointement.
Bon à savoir
Être président, trésorier ou simplement administrateur ne signifie pas automatiquement que l’on peut signer seul au nom de l’ASBL ou de la fondation. Il faut toujours vérifier les pouvoirs de représentation prévus par les statuts.
Préposé
Personne qui accomplit des tâches pour le compte et sous l’autorité (le contrôle) d’une autre personne ou d’une organisation.
Par exemple, un salarié peut être considéré comme le préposé de l’association ou de la fondation dans le cadre des tâches qu’il exerce pour elle. Un bénévole peut aussi être considéré comme un préposé lorsqu'il exécute une mission précise confiée par l'association ou la fondation. C'est l'association ou la fondation qui est généralement responsable des fautes ou des dommages causés par son préposé durant sa mission.
Président
Administrateur chargé, selon les statuts et l’organisation interne de l’association ou de la fondation, de présider les réunions du conseil d’administration et, le cas échéant, d’autres réunions. La fonction de président n’est pas prévue comme une fonction obligatoire par la loi et dépend de l’organisation interne de l’association ou de la fondation.
Procès-verbal
Document écrit qui décrit le déroulement d’une réunion et les décisions qui y ont été prises. Il permet de garder une trace officielle des discussions et des décisions de l’assemblée générale ou du conseil d’administration.
En savoir plus
Un procès-verbal doit être établi pour chaque réunion du conseil d’administration et de l’assemblée générale, qu’elle soit ordinaire ou extraordinaire. Le procès-verbal de la réunion du conseil d’administration est en principe signé par la personne qui a présidé la séance et, s’il y en a un, par le secrétaire, sauf si les statuts prévoient une obligation plus stricte. La loi laisse une liberté aux statuts pour déterminer les modalités de signature des procès-verbaux de l’assemblée générale.
Procuration
Autorisation donnée par une personne à une autre pour la représenter et, notamment, voter à sa place lors d’une réunion.
Dans le contexte d’une ASBL ou d’une fondation, une procuration permet par exemple à un membre ou à un administrateur qui ne peut pas assister à une réunion de se faire représenter, dans les conditions prévues par la loi et les statuts. Un même administrateur ne peut représenter qu’un seul autre administrateur à la fois. Aucune limite n’est prévue pour les membres d’une ASBL.
Quorum
Nombre minimum de membres qui doivent être présentes ou représentées pour que l’assemblée générale ou le conseil d’administration puisse valablement prendre certaines décisions.
En savoir plus
Toutes les décisions ne nécessitent pas un quorum. Par exemple, l’assemblée générale d’une ASBL statue en principe sans quorum. En revanche, certaines décisions importantes, comme la modification des statuts, sont soumises à un quorum de deux-tiers des administrateurs.
Le conseil d’administration d’une ASBL doit réunir au moins la moitié des administrateurs.
Pour une fondation, le conseil d’administration doit réunir au moins la moitié des administrateurs pour les décisions ordinaires et il doit réunir les deux-tiers des administrateurs pour certaines décisions comme la modification des statuts et la dissolution.
Registre des membres
Registre tenu par le conseil d’administration qui reprend les informations relatives aux membres effectifs de l’ASBL, notamment leur identité et leur adresse.
En savoir plus
Le registre est conservé au siège de l’association et peut être tenu sous forme électronique. Les admissions, démissions et exclusions des membres doivent y être inscrites dans le délai d’un mois de la connaissance que le conseil d’administration a eu de la décision. Les membres effectifs peuvent demander une copie du registre ou le consulter au siège de l’association.
Règlement d’ordre intérieur
Document qui précise les règles pratiques de fonctionnement interne d’une association ou d’une fondation, en complément des statuts. Il ne peut pas contenir de règles contraires à la loi ou aux statuts.
Il permet notamment de régler des questions pratiques qui ne nécessitent pas d’être inscrites dans les statuts.
Responsabilité
Obligation pour une personne ou une organisation d’assumer les conséquences de ses actes ou de ses fautes, notamment lorsqu’ils causent un dommage.
En savoir plus
L’ASBL ou la fondation répond en principe des fautes commises par ses organes ou ses préposés. Les administrateurs ne sont pas personnellement responsables des engagements pris par l’association ou la fondation du seul fait de leur fonction. Leur responsabilité peut toutefois être engagée en cas de faute commise dans l’exercice de leur mandat ou dans leur gestion.
A titre d’exemple, un administrateur qui utilise l’argent de l’association ou de la fondation pour payer un voyage personnel sans lien avec les activités ou le but de l’ASBL ou de la fondation peut engager sa responsabilité personnelle.
Révocation d’un administrateur
Décision qui met fin au mandat d’un administrateur avant son terme, sans que celui-ci ait lui-même décidé de démissionner.
En savoir plus
Dans une ASBL, la révocation des administrateurs est décidée par l’assemblée générale, alors que pour une fondation la révocation des administrateurs est décidée par le conseil d’administration.
Dans les deux cas, les statuts doivent préciser les conditions de cessation des fonctions et de révocation des administrateurs.
Pour les fondations, dans certains cas prévus par la loi, le tribunal peut prononcer la révocation d’un administrateur, notamment en cas de manquement à ses obligations.
Secrétaire
Personne chargée, selon l’organisation interne de l’association ou de la fondation, de certaines tâches administratives, comme la préparation des réunions, la rédaction des procès-verbaux ou le suivi de certains documents.
La fonction de secrétaire n’est pas une fonction obligatoire prévue par la loi et dépend de l’organisation interne de l’association ou de la fondation. Elle peut être exercée par un administrateur, un membre ou un salarié.
Siège social
Adresse officielle de l’association ou de la fondation. Le siège doit être situé au Luxembourg et constitue notamment le lieu où certains documents de l’association ou de la fondation sont conservés ou peuvent être consultés. Les statuts doivent indiquer la commune dans laquelle se trouve le siège. L’adresse précise du siège est, quant à elle, renseignée au RCS.
Bon à savoir
La dénomination de l’ASBL ou la fondation doit être indiquée sur la boîte aux lettres de son siège afin que les courriers puissent lui être correctement adressés.
Si l’ASBL ou la fondation dispose d’une boîte postale, il est important d’indiquer son adresse sur ses documents et correspondances.
Statuts
Ensemble des règles fondamentales qui organisent le fonctionnement d’une association ou d’une fondation. Ils déterminent notamment sa dénomination, son but, son siège ainsi que les règles relatives à son organisation et à ses administrateurs et, pour une ASBL, à ses membres.
Trésorier
Personne chargée, selon l’organisation interne de l’association ou de la fondation, du suivi de ses finances, notamment de ses recettes, dépenses, comptes et, le cas échéant, de son budget.
La fonction de trésorier n’est pas une fonction obligatoire prévue par la loi et dépend de l’organisation interne de l’association ou de la fondation. Elle peut notamment être exercée par un administrateur, un membre ou un salarié.
Vice-président
Administrateur chargé, selon l’organisation interne de l’association ou de la fondation, d’assister le président et, le cas échéant, de le remplacer lorsqu’il est absent ou empêché.
La fonction de vice-président n’est pas une fonction obligatoire prévue par la loi. Ses attributions dépendent des statuts et de l’organisation interne de l’association ou de la fondation.
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